JAARVERSLAG OMNIVERENIGING OLYMPIA HAARLEM

SEIZOEN 2016-2017

Dames en Heren,

Dit is het tiende jaarverslag onder de naam “sportvereniging Olympia Haarlem”.

Wij proberen in dit jaarverslag de belangrijkste zaken weer te geven uit het seizoen 2016-2017.

In het sportjaar 2016-2017 hebben wij van  twee van onze bestuurders afscheid moeten nemen. In juli 2016 was dat Dick Doornebosch, die wij in het vorige jaarverslag al hadden gememoreerd. In december 2016 was dat Hans van Deursen. Het overlijden van beiden heeft niet alleen op onze bestuurders, maar ook op vele leden van Olympia Haarlem een enorme impact gehad. Met name met het wegvallen van Hans is er veel kennis verloren gegaan.

Achtereenvolgens zijn verder de volgende onderwerpen in dit verslag opgenomen, waarbij opgemerkt wordt, dat er een aantal herhalingen uit het vorige jaarverslag in staan.

1. Het bestuur
2. Communicatie
3. Financiële situatie
4. Verhuur- en accommodatiezaken
5. Contacten met gemeente en SRO
6. De vrijwilligers en de kantinebezetting
7. Diverse andere zaken
8. Het slotwoord

1          Het bestuur

In het seizoen 2016/2017 bestond het bestuur uit de volgende personen: Johan Snoeks, voorzitter;  Ger Lamars secretaris tot 4 november en daarna bestuurslid algemene zaken;  Sander Verheuvel,  penningmeester, Hans van Deursen, coördinator inkoop en onderhoud,.  Voor het SV bestuur is het  overlijden van Hans een enorm verlies. Hans hield veel onderhoudszaken bij, runde de inkoop en was de vervanger van Dick met betrekking tot de verhuur. Tijdens zijn ziekte en na zijn overlijden heeft      Ger Lamars tijdelijk de verhuur opgepakt en heeft Johan Snoeks onderhoudszaken op zich genomen.

Gedurende de maanden november t/m februari heeft Gert-Jan Zandstra het secretariaat beheerd en vanaf april heeft Martijn Hulsebosch de functie van secretaris op zich genomen.

In het afgelopen seizoen zijn er 14 officiële bestuursvergaderingen geweest en er zijn vele bijeenkomsten geweest van bestuursleden met de kantine/verhuurcommissie , met huurders en leveranciers, en er zijn diverse bijeenkomsten geweest met gemeente en SRO.

2          Communicatie

a) Intern

De coördinator interne communicatie heeft weer enkele ledenvergaderingen van de afdelingen bijgewoond. In deze vergaderingen worden veelal zaken besproken die de betreffende afdelingen aangaan. Voor die zaken die betrekking hebben op het SV-bestuur heeft de coördinator interne communicatie deze afgestemd met het SV-bestuur.

De tussentijdse ledenvergadering is gehouden op 4 april 2016 en daarin zijn weer allerlei zaken de revue gepasseerd.

b) Extern

Het is er toch van gekomen. Samen met enkele medewerkers heeft de webmaster een nieuwe website opgezet. Deze website ziet er wat moderner uit. Nu maar hopen, dat de afdelingen er meer gebruik van gaan maken, want de input van verschillende afdelingen voor nieuwe items en wijziging van bestaande items is erg bedroevend.

Ondanks het fenomeen “social media” blijft de commissie externe communicatie van mening, dat de website van Olympia Haarlem één grote informatiebron moet zijn, niet alleen voor de leden, maar ook vooral voor TOEKOMSTIGE leden en geïnteresseerden.

c) Afdelingen

Er zijn met alle afdelingen een of meerdere gesprekken geweest om diverse afspraken te maken.

Deze afspraken omvatte voornamelijk bezuinigingsvoorstellen in plaats van de eerdere genoemde € 25,00 contributieheffing per lid. Er werden voornamelijk afspraken gemaakt omtrent verhoging van zaal en veldhuur. Tevens werden er afspraken gemaakt met betrekking tot kantinediensten, het zelf aanschaffen van klein materiaal , besparing op energie en enkele andere zaken.

3          Financiële situatie

Gedurende het afgelopen seizoen heeft de neerwaartse spiraal in de kantineomzetten zich weer tot een dramatisch niveau ontwikkeld. De netto kantineomzet is met maar liefst 24,0% gedaald.

Het verhuren van ons sportcomplex aan externe partijen, met alle beschikbare ruimten en mogelijkheden, heeft zich mede door de inzet van onze verhuurcommissie wel gestabiliseerd t.o.v. het niveau van 2015/2016. Mede door deze inzet zijn de verhuuropbrengsten met 8,8% gestegen.

Gedurende het seizoen 2016-2017 is voor een bedrag van € 18.111 geïnvesteerd in de LED verlichting van de sporthal en 2 nieuwe versterkers. Per saldo is de waarde van onze activa gedaald met € 16.072. Voor de specificatie van de investeringen, afschrijvingen en boekwaarden van onze activa verwijzen wij graag naar het overzicht van investeringen en afschrijvingen.

Met de verhoging van de huur van de sportvelden wordt het ons ook steeds moeilijker gemaakt om het complex rendabel te krijgen. Het is dan ook van zeer groot belang, dat we moeten blijven streven naar een optimale bezetting van alle beschikbare ruimten en velden. Het gebrek aan vrijwilligers, die op welke manier dan ook hun steentje willen bijdragen, kan wellicht in de nabije toekomst resulteren in het uitbesteden van diverse werkzaamheden aan derden, hetgeen het exploitatieresultaat verder in de rode cijfers zal drukken.

4          Verhuur- en Accommodatiezaken.

a) Verhuur

Het verhuren van de oude kantine gaat steeds beter. Behalve onze vaste huurders DansNkafé en Linedance doordeweeks, wordt er in de weekenden veel door particulieren gebruik van gemaakt. Het Novacollege heeft het afgelopen seizoen geen 3 dagen per week, maar 4 dagen per week het voormalige jeugdhonk gehuurd. Deze meerdere opbrengst compenseerde de mindere van de verhuur van de overige ruimtes. In het seizoen 2017/2018 gaan we proberen meer vaste  huurders van diverse ruimtes te krijgen. Om n.l. de vereniging financieel overeind te houden is het commercieel exploiteren van ons gebouw noodzakelijk.

b)   Regulier Onderhoud

Het groepje vaste vrijwilligers, die trouw elke maandag- , woensdag- , en/of vrijdagochtend komt, weet ons fantastische complex steeds weer een schone uitstraling te geven. Deze groep zouden we graag uitgebreid willen zien met enkele technische hulpjes, zoals een timmerman, een

c)   Groot Onderhoud

In verband met teruglopende inkomsten is het afgelopen seizoen weinig gedaan aan groot onderhoud; alleen zijn de lichtbronnen in de sporthal en diverse andere ruimtes vervangen. In het seizoen 2017/2018 zullen de toiletruimtes in de oudbouw worden aangepakt.

d) Energie

Door het toepassen van LED verlichting in de sporthal en enkele andere ruimtes hebben wij de kosten aan elektra omlaag weten te brengen. In 2018 gaan er nieuwe contracten met NUON in en dan verwachten we de energiekosten nog meer omlaag te brengen.

 

5.      Contacten met SRO en Gemeente.

Uiteindelijk is er dan een huurovereenkomst door ons getekend voor de huur van de velden. Daar kwamen wij niet onderuit in verband met de aanvraag teruggave BTW van gemeente aan het Rijk.

Maar de puntenlijst met werkzaamheden van na de bouw en na de brand, die door SRO uitgevoerd dienen te worden, is nog steeds niet afgerond. Elke maand wordt er met SRO samen gezeten om de punten van deze lijst door te nemen en acties uit te zetten. De bedoeling is, dat alle punte voor de Algemene Ledenvergadering zijn afgerond.

6.      De vrijwilligers en de kantinebezetting.

Evenals elk jaar willen wij weer In de eerste plaats alle vrijwilligers bedanken voor hun tijd en inzet, die zij hebben besteed aan kantinedienst, onderhoudszaken en andere vrijwilligerstaken. Zonder jullie had de sportvereniging Olympia Haarlem het afgelopen seizoen niet kunnen overleven.

Onder regulier onderhoud hebben wij al aangegeven, dat extra handjes welkom zijn. Maar wat betreft de barbezetting komen we echt veel handjes te kort. Het is bijna ondoenlijk om nog een ingevuld schema in elkaar te draaien. Bovendien is bij afzegging de invulling nagenoeg niet op te lossen. Aanvulling van de vaste groep is dringend noodzakelijk. 

Voor de vaste medewerkers, die altijd hun kantinedienst draaien hebben wij enorm veel respect. Bedankt beste mensen.

7.      Diverse andere zaken

 

a) Denktank:

Sinds de grote brainstorm op maandag 16 januari j. l. is de Denktank gevormd. Deze Denktank komt maandelijks bij elkaar en buigt zich over talrijke vraagstukken van de vereniging. Tijdens de eerste bijeenkomsten is een adviesdocument opgesteld met een twintigtal punten. Een voorbeeld van die punten is de oprichting van een evenementencommissie. De hoofd uitgangspunten van de Denktank zijn: Gezelligheid, Structuur en Kwaliteit.

b) Commissies:

De commissie, die al jaren draait in dezelfde samenstelling is de commissie communicatie, bestaande uit Nico van Waarde - coördinator interne communicatie, Anton den Braber – externe communicatie, Leon Lamars – webmaster en Ger Lamars – publicaties en nieuwsbrieven.

De eerder genoemde evenementencommissie heeft al een paar leuke evenementen georganiseerd. Deze commissie bestaat uit Kevin Blom, Ton van Baak, Donny de Kok, Chantal van Baak, Armand Piers en Robert Smal.

Wij zijn heel blij, dat we een commissie hebben kunnen vormen, die alle verhuur- en kantinezaken kan behandelen. Deze commissie komt eens per maand bij elkaar en bestaat uit Dik ter Averst-verhuur oude kantine en kantine inkopen, Kim Barnhoorn – verhuur, Mirjam Willemse – kantine bezetting, Dennis Duin, administratieve zaken, Johan Snoeks – voorzitter en Ger Lamars – notulist.

c) Activiteiten:

Door het overlijden van Dick Doornebosch is helaas de toernooicommissie uiteengevallen. Daarom konden diverse jeugdtoernooien geen doorgang vinden.Wel is gehouden het Oude Gardetoernooi, welke georganiseerd werd door het toenmalig zondag 4.

Met het houden van de 20e Boarding Cup Toernooi is er een einde gekomen aan dit evenement. Drie hoofdoorzaken zijn hiervoor aan te dragen:  Tekort aan seniorenteams, tekort aan vrijwilligers en te weinig kantine opbrengst. 

d) Afwikkeling WK softbal 2014:

Uiteindelijk is de afwikkeling van de WK softbal 2014 afgerond. De liquide middelen, die men nog had, een bedrag van € 4.600,00 zijn ten goede gekomen aan de SV Olympia Haarlem. Na de ontvangst van dat bedrag heeft de sportvereniging verklaard niets meer te vorderen te hebben.

8.      Het slotwoord

 

Het is jammer, dat het voetbalbestuur heeft moeten besluiten om er geen selectie op na te houden, waardoor de naam Olympia Haarlem niet meer in de voetbalverslagen en competitiestanden in het Haarlems Dagblad voorkomt.

Maar wat de uitstraling van onze vereniging betreft heeft het Dames 1 softbalteam zeer positief aan bijgedragen. Met een Europacup 2 en een landstitel hebben zij een enorme prestatie geleverd. Wij feliciteren dan ook hartelijk het dames 1 softbalteam, alle begeleiders en de gehele softbalvereniging.

Dit is mijn laatste jaarverslag en daarin wil ik als laatste persoonlijk even stilstaan bij het afscheid van Johan Snoeks. Zeventien jaar lang hebben wij een soort twee-eenheid gevormd en altijd prettig met elkaar  samengewerkt. Wij hebben vele zaken naar behoren kunnen afhandelen. Voor die prettige samenwerking ben ik hem zeer dankbaar. Maar ik hoop, dat wij buiten het bestuur om nog een tijdje kunnen doorgaan om diverse zaken op orde te brengen, waardoor de bestuurders na ons niet voor verrassingen komen te staan, als wij weg mochten vallen.

Bedankt voor uw aandacht.

Ger Lamars